第一章 總則
第一條 為規范中國汽車維修行業協會(簡稱:協會)合同(協議)管理工作,防范合同風險,維護協會合法權益,根據《中華人民共和國合同法》及其他相關法律法規,結合協會實際情況,制訂本辦法。
第二條 本辦法所指合同(協議)是以協會為一方主體對外簽訂、履行的建立民事權利義務關系的,包括除用工合同以外的各類合同、協議或其他具有合同性質的文件等。本辦法適用于協會職能部門及分支機構。
第三條 協會對外合同(協議)實行統一歸口管理,由協會綜合部負責。
第四條 協會對外合同(協議)須由法人、法定代表人或授權主管領導簽字方可生效。
第五條 協會職能部門、分支機構須在批準并授權情況下方可以協會名義對外簽訂合同(協議)或其他具有履約性質的任何書面文件。不得擅自簽署。
第六條 協會對外合同(協議)的承辦方即履約方,負責具體事項的執行。
第二章 合同管理機構及其職責
第七條 協會合同(協議)承辦部門和綜合部按各自分工分別履行合同管理職責。
(一)承辦部門職責:
1. 指定合同承辦人,并對合同自商約起至履行完畢止的全過程負責。借調、臨時聘用人員不得被指定為承辦人;
2. 負責對方資信、履行能力等情況的調查核實;
3.負責或參與項目商談,起草合同文本;
4. 負責授權委托、合同文本提交、會簽、審批手續;
5. 負責合同的履行、變更、解除及糾紛處理;
6. 負責合同資料的歸檔。
(二) 協會法律顧問職責:
1.監督合同的執行,為合同承辦部門提供法律服務;
2.參與協會重大合同(協議)的論證、談判、審查、簽訂事務;
3.對提交的合同(協議)的合法性、可行性和嚴密性進行審查,并提出審查意見;
4.協助承辦部門處理合同糾紛。
(三)歸口管理部門職責:
1. 負責對承辦部門所提交合同(協議)的審批和會簽程序;
2. 根據《協會授權委托管理辦法》,辦理出具授權委托書事宜;
3. 協助法律顧問對所提交合同(協議)的審核;
4.負責合同(協議)管理合同專用印章,安排合同用??;
5.負責協會各類合同(協議)的編號、登記、蓋章、檔案管理;
6.調查處理合同(協議)執行中出現的違章違紀問題。
第三章 合同(協議)的立項、審核、批準
第八條 合同(協議)立項。合同(協議)立項報告由合同(協議)承辦部門提出,重點注明立項依據、合作主要條件及運作方式、合同(協議)承辦人人選等。一般業務合同(協議)項目報承辦部門主管領導批準,重大經濟合同(協議)項目報協會領導批準。
第九條 資信調查。立項前,合同(協議)承辦部門應預先審查對方以下情況:
(一)企業性質、營業執照、以及依法應當辦理的行政許可證等;
(二)企業經營規模、資產負債、商業信譽、歷史業績等;
(三)法人或簽約代理人的身份證明、授權委托證明等。
第十條 一般業務合同(協議),由承辦部門及承辦人負責條款的談判。涉及重大經濟合同(協議),須由合同(協議)承辦部門牽頭,會同法律顧問、綜合部、業務關聯部門組成商務談判小組,共同參與合同(協議)條款的談判。
第十一條 合同(協議)條款應力求完備清晰,沒有歧義,一般應包括:簽約雙方名稱、聯系方式、項目綜述、雙方責權、保密條款、違約責任、執行期限及銀行開戶信息等;如涉及資金往來或產品的,應明晰金額、單價、支付方式、驗收標準及質量索賠等信息。
第十二條 合同(協議)會簽與審核。
(一)提交。由承辦部門將合同(協議)文本提交協會綜合部,必要時應附立項報告、對方資信等資料。
(二)法務審核。綜合部負責將合同(協議)文本交法律顧問審核。如有修改意見,法律顧問應與承辦方溝通,達成一致后酌情修改。
(三)會簽。法律顧問審核通過后,應在《合同(協議)會簽單》(見附件)上簽字并返回綜合部,綜合部簽署意見后交協會法人代表或法人授權人會簽?;蜇撠煂⒊修k部門根據會簽審查意見,與對方協商定稿,形成正式合同(協議)文本。經綜合部編號登記后,由承辦部門將正式合同(協議)文本(一式四份)及相關資料報協會法定代表人審批。
第十三條 合同(協議)批準。
(一)會簽單完備后,由協會法定代表人或授權主管領導在相關合同(協議)上簽字。
(二)代理協會法定代表人簽訂合同(協議)的,簽約人應持有協會法定代表人簽發并加蓋協會印章的《法定代表人授權委托書》,并在授權范圍內簽訂合同?!斗ǘù砣耸跈辔袝凡扇∫皇拢ê贤┮皇跈?,合同一經簽訂,委托事項即行終止。
(三)合同(協議)文本簽字后,由綜合部登記、蓋章。
(四)綜合部負責將雙方簽字蓋章后的合同(協議)正本歸檔。
第十四條 涉及協會投資、股權等重大事項的合同(協議)須提交會長辦公會審議通過。
第十五條 必要時,根據法律規定或合同當事人約定,辦理合同(協議)公證手續。
第四章 合同(協議)的履行
第十六條 合同(協議)經簽字、蓋章且約定的生效條件成立時方可全面實際履行。
第十七條 合同(協議)承辦部門須嚴格按照條款約定,全面履行合同(協議),維護協會的合法權益和信譽。如有收(付)款事項,承辦人應及時通知財務人員,并協助其向合同方催收款項,索要收據或發票。
第十八條 在合同履行過程中,合同承辦部門若發現并有確切證據證明對方喪失信譽、喪失履約能力等情況,應及時中止履行,并及時向協會領導報告。
第十九條 在合同(協議)履行過程中,由于客觀原因需要變更或解除合同(協議)時,承辦部門應在與法律顧問、綜合部溝通情況后,以書面形式通知對方,說明變更或解除的原因。經協商達成新的合同草案后,需按本辦法第十四條、第十五條相關規定辦理。
第二十條 合同承辦部門收到對方要求變更或解除合同(協議)的書面通知后,應在與法律顧問、綜合部溝通一致的基礎上,在約定的期限內書面答復對方。若必須變更或解除合同,應與對方達成協議,確定索賠條件,并按本辦法第十四條、第十五條相關規定辦理。
第二十一條 合同發生爭議時,合同承辦部門應及時收集合同爭議的證據材料,采取協商、調解方式解決。協商或調解能夠達成一致的,應依合同訂立程序簽署新的書面協議;若協商或調解不能達成一致的,應立即向協會領導報告,并根據協會領導的決定,依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。
第二十二條 協會決定采用仲裁或訴訟方式處理合同糾紛,或者合同對方提出起訴時,合同承辦部門應將合同的簽訂、履行情況、產生糾紛的原因及協商情況整理成書面材料,連同相關證據報送綜合部及法律顧問。
第五章 合同(協議)的管理
第二十三條 合同簽署生效后,綜合部留存合同正本原件及相關資料一份。承辦方可保留合同正本原件及相關資料一份或復印件。財務留存合同正本復印件一份,作為收、付款依據。
第二十四條 合同履行終止后,合同承辦人負責整理合同檔案,并將全部資料送達綜合部歸檔留存。有關資料包括:合同正本及附件、立項報告、會簽單、授權委托書、對方單位資信證明材料、合同履行中發生的電傳信函等資料、變更或解除合同的協議及相關資料、處理合同糾紛的協議書、調解書、裁決書、判決書等。
第二十五條 合同承辦人與協會終止勞動關系前,應提交合同履行進度報告和合同資料清單,經合同承辦部門會同綜合部清點移交確認后,方可辦理有關手續。
第二十六條 在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私,損害協會利益的,將依據協會有關規定追究責任人的行政或經濟責任;構成犯罪的,移交司法機關處理。
第六章 附則
第二十七條 本辦法由協會綜合部負責解釋。
第二十八條 本辦法自發布之日起實施。